10
Juin
2016
54

Comment faire une to-do list efficace

Les to-do lists, ces compagnonnes officielles de l’organisation… mais écrire une bonne to-do list n’est pas forcément évident. On croirait qu’il suffit de… eh bien de lister, hein, les tâches à faire, et de les cocher une fois que lesdites tâches ont été effectuées. Mais que nenni ! L’art subtil de la to-do list a donné naissance à déjà de nombreux articles de blogs et même des livres, je ne prétends donc pas redécouvrir l’eau chaude, mais j’ai pensé que vous aimeriez peut-être connaître mes dos et mes don’ts en matière de listes. J’ai appris au fil des années à rédiger des listes parfaitement fonctionnelles, et il est vrai qu’il est loin pour moi le temps des listes interminables dont je ne voyais pas le bout. Vous savez, celles qui font pleurer de désespoir, parce qu’on n’arrive jamais à tout cocher, quoi qu’on fasse ?

Voici donc mes petits conseils tout bêtes pour ne plus vous arracher les cheveux devant une liste de tâches plus décourageante que motivante : en effet, il est crucial de faire de la to-do list un outil moteur, et non pas un boulet qu’on se traîne toute la journée en râlant. C’est parti !

*

Définir des objectifs réalistes

Tout comme on ne peut pas s’attendre à courir un marathon du jour au lendemain, il paraît logique de définir des objectifs réalistes et surtout réalisables. Rien de plus blasant que de ne pas pouvoir cocher un item de la liste parce qu’il est tout bonnement impossible de le réaliser : la tâche nous semble trop grande pour qu’on s’y attaque, ou alors on l’a inscrite parce qu’il le faut bien sans y trouver un réel intérêt, et on la repousse alors à l’infini, au profit d’autres tâches peut-être moins importantes mais plus rapides ou moins stressantes à réaliser. (la fameuse déclaration de revenus ♥, où d’un coup trier le contenu de la penderie devient un besoin irrépressible)

La meilleure manière de s’assurer qu’on va pouvoir rayer tous les items de la liste est d’en inscrire un petit nombre. Il est plus facile de s’atteler à 3 tâches qu’à 15, évidemment. Quand j’ai commencé à utiliser les to-do lists quotidiennement, j’étais en plus assez déprimée, alors penser que je pourrais faire énormément de choses en une journée était un brin utopique. J’ai donc commencé avec trois tâches par jour, tous les jours. C’était surtout pour moi un outil « thérapeutique », en ce que mes objectifs étaient assez faciles à atteindre et assez peu nombreux pour que je sois quasiment certaine de pouvoir les accomplir avant la fin de la journée. Au fur et à mesure que mon état s’est amélioré, j’ai mis plus d’items dans mes listes, mais encore aujourd’hui il y en a rarement plus de huit par jour.

Fragmenter les tâches

Si vous avez déjà écrit sur une liste « faire le ménage », vous savez de quoi je parle. Faire le ménage, oui mais de quoi ? Il en va de même pour tous les objectifs qui peuvent être fragmentés en plus petites actions, et encore plus s’il est possible de les étaler dans le temps. Pour revenir au ménage, il vaut mieux passer 15 minutes quotidiennes à ranger/nettoyer qu’y passer quatre heures tous les moins ou une journée entière au printemps, non ? C’est d’ailleurs pour ça qu’on trouve de plus en plus de plans d’attaque pour le ménage qui préconisent de s’attaquer à une pièce par semaine, par exemple.

Fractionner ses efforts permet plusieurs choses :

  • On est plus facilement satisfait·e : quand on accomplit une tâche, le cerveau libère de la dopamine, et pof ! on est content·e et/ou fièr·e de soi. Accomplir trois ou quatre petites tâches par jour pour vous rapprocher de votre gros objectif vous permettra de vous sentir plus capable et plus swag, notamment parce que…
  • On est certain·e d’avancer, petit à petit : voir un gros objectif non-fragmenté (« déménager », « créer un blog ») sans sous-tâches peut embrouiller l’esprit, car le chemin vers le gros objectif n’est pas balisé. Résultat, on va sûrement faire une ou deux choses dans le bon sens, mais on va aussi sûrement s’éparpiller, et on va rarement obtenir ce gros objectif d’un coup. Frustration à la clef.

Un exemple concret dans mon cas, quand je rédige un article de blog, je note plusieurs tâches dans mon carnet :

o Écrire l’article
· rédiger
· mettre en page
· illustrer
· programmer

Rédiger une liste finie (par période de temps ou par projet)

Ici, par « finie », je n’entends pas qu’une liste doit être rédigée en trente minutes et ensuite, interdiction d’y rajouter quoi que ce soit. Je veux plutôt dire que d’après mon expérience, une gigantesque to-do list dans laquelle se mêlent différent projets, différentes deadlines sans cohérence n’est pas très utile : on s’y perd, on est découragé·e et on  traîne des pieds pour accomplir nos objectifs. Pour ma part, j’utilise plusieurs types de listes, différentes en ce que leur « date de péremption » est différente. J’en ai une pour le mois, une autre pour chaque semaine, et une pour chaque jour. Et j’ai également des listes pour différents projets, par exemple pour préparer mon sac quand je pars en voyage, j’utilise une liste à cocher comme pour mes objectifs quotidiens.

D’une part, ce système me permet d’avoir toujours une vue d’ensemble sur ce que je dois faire, et quand. Chaque mois, je définis ce qui doit être fait dans le mois : rendre des dossiers, déposer des demandes, envoyer tel truc à telle personne… Chaque nouvelle semaine, je reporte dans la liste ce qui doit être fait dans la semaine, suivant les deadlines. Et chaque jour, je définis les tâches quotidiennes que je veux faire : les courses, la lessive, mes rendez-vous, etc. Enfin, pour certains projets en particulier, comme mon futur bureau, j’utilise une page à part : je n’ai pas encore de date pour faire ce projet mais je peux déjà lister ce à quoi il faudra penser.

Sur différents groupes d’organisation sur lesquels je traîne (tout va bien chez moi, ne vous inquiétez pas :D), j’ai vu pas mal de personnes utiliser cette « gigantesque liste » dont je vous parlais juste au-dessus et qui me semble inutile, pour y mettre ce type de projets sans date limite, les travaux dans la maison par exemple. L’idée serait d’avoir une liste à part avec des projets à effectuer « quand il y a le temps ». C’est un système intelligent, mais que je n’utilise pas parce que refaire la peinture ou remplacer les robinets sont des choses qui sont toujours dans un coin de ma tête et que je ne risque pas d’oublier jusqu’à ce que ça soit fait.

 

Remettre à demain : fausse bonne idée ?

Que serait-on sans notre bonne vieille amie la procrastination ? Tout autour de nous semble vouloir nous faire culpabiliser quand on a bien envie de dire « bof, je ferai ça demain… », il faudrait qu’on ait toujours le courage de tout faire aujourd’hui. Il est vrai qu’on est plus vite débarrassé·e des choses désagréables et qu’on avance plus vite, mais au-delà d’une simple volonté qui nous ferait défaut un jour de flemme, je n’oublie jamais que parfois, j’ai besoin d’un temps de préparation psychologique avant de faire quelque chose.

De plus, il ne faut pas se mentir : certaines personnes fonctionnent mieux, dans certains cas, dans l’urgence. Qui n’a jamais planché sur une dissertation de philo la veille au soir en s’arrachant les cheveux ? Faisant partie de ces personnes dont le cerveau est émulé par une date limite vertigineusement proche, je ne peux que vous dire : si vous pensez que vous y arriverez mieux demain, foncez !

Et pour ne pas culpabiliser de remettre à demain, il vous reste une chose à faire :

Définir vos priorités

Dans une liste de huit ou dix choses à faire, il est assez improbable que toutes aient la même importance, les mêmes enjeux, ou les mêmes conséquences si elles ne sont pas faites. Il est donc important de définir un certain nombre de tâches à accomplir obligatoirement dans le temps imparti (jour, semaine ou mois), les plus urgentes, celles qui vous mettront dans la mouise si vous ne vous y mettez pas sérieusement. Les autres, vous pourrez tranquillement les remettre à demain si besoin est, si flemme écrasante ou aléa du destin. Et si vous les accomplissez aussi, c’est de la dopamine bonus !

Je note trois impératifs par jour d’une astérisque dans mon carnet, et si possible, je m’attache à m’y atteler le plus vite possible : une fois que c’est fait vite et bien, il me reste plus de temps pour faire les autres tâches, et pour faire autre chose aussi !

Mon petit secret

Je vous avoue tout, je triche régulièrement dans ma to-do list. Il m’arrive très souvent de ne pas y mettre que des tâches à remplir, des objectifs à atteindre – je ne suis pas si militaire, ni si sévère avec moi-même. J’y mets aussi joyeusement des choses plaisantes, qui n’ont pas d’autre finalité que de me faire du bien. Prendre un bain, me faire une manucure, lire quelques heures dans le canapé… pourquoi une to-do list devrait-elle forcément être austère et rébarbative ? Et si vous pensez, comme cela m’arrive, que vous ne pourrez rien faire correctement sans un moment à vous qui vous ressemble (pour moi, c’est souvent un bain, un masque visage ou un petit run avec l’amoureux), ne vous privez pas de faire de ce moment un impératif étoilé dans votre liste !

*

Et voilà ! Vous avez toutes mes astuces pour ne plus vous sentir submergé·e par votre to-do list, pour la maîtriser et en faire une véritable alliée. J’espère que ces quelques petits conseils, plutôt simples j’en conviens, pourront vous aider si vous en avez besoin. Si vous avez vous-même des astuces pour mieux organiser vos listes de tâches, l’espace commentaires vous est ouvert avec plaisir, n’hésitez surtout pas !

Je vous souhaite une belle journée productive si vous le souhaitez, complètement chill si vous préférez, mais une belle journée quoi qu’il en soit. Prenez soin de vous, à tout bientôt !

*

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7 Réponses

  1. Hihi, moi aussi je triche en y mettant des trucs sympas ^^
    Pour fragmenter, je fais d’abord une liste pour la semaine en répartissant par boulot/papiers/maison. Ensuite, je découpe ces trois parties en listes de « petites » tâches que je répartis sur la semaine en fonction du temps que j’estime pourvoir y consacrer.
    Petit plus que ma coach m’a apprise, prévoir une tranche horaire sur la semaine pour soi, pour se faire plaisir.

  2. Nous avons une organisation très similaire et cela me convient aussi : une to do-list pour le mois, une pour la semaine, une pour la journée et le tout regroupé dans un seul et même carnet que j’ai personnalisé sous forme d’Agenda :-) J’ai mis du temps avant de réaliser quels objectifs seraient réalisables sur le mois/la semaine et la journée mais là ça va mieux. Mes to-do lists du mois et de la semaine sont divisées par catégorie : Travail / Blog / Maison / Moi / People. Cela m’aide à y voir plus clair ET à m’assurer que je prévoie des petits choses pour moi et avec/pour les autres chaque semaine :-) Comme toi, je pense que la to-do list n’est pas seulement un ensemble de tâches contraignantes ou ennuyantes, mais aussi un moyen de s’assurer qu’on fait des choses qu’on aime et qui nous font du bien chaque semaine et même chaque jour ! Beau weekend à toi.

    1. Merci Natasha ! Comme toi j’ai mis du temps à évaluer mes « capacités » pour chaque laps de temps, c’est important de ne pas en attendre trop de soi-même. Bises !

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